شش مرحله برقراری تماس تلفنی اجتماعی
مرحله 1: برای تماس آماده شوید
- زمان مناسبی را انتخاب کنید: برنامه زمانی گیرنده را در نظر بگیرید و زمانی را انتخاب کنید که احتمالاً در دسترس باشد و مشغول نباشد.
- اطلاعات لازم را جمع آوری کنید: اگر موضوع خاصی وجود دارد که می خواهید درباره آن بحث کنید یا درباره آن پرس و جو کنید، همه اطلاعات مرتبط را از قبل جمع آوری کنید.
مرحله ۲: محیط خود را تنظیم کنید
- جایی ساکت بیابید: اطمینان حاصل کنید که در محیطی آرام هستید که می‌توانید بدون حواس‌پرتی به وضوح بشنوید و شنیده شوید.
- سیگنال خود را بررسی کنید: مطمئن شوید که سیگنال شبکه تلفن همراه خوب یا اتصال اینترنت پایدار در صورت استفاده از خدمات Voice over Internet Protocol (VoIP) دارید.
- حذف نویز پس‌زمینه: هرگونه نویز پس‌زمینه‌ای را که ممکن است در مکالمه اختلال ایجاد کند به حداقل برسانید.
مرحله 3: شماره گیری و اتصال
- شماره را شماره گیری کنید: شماره تلفن گیرنده را به دقت وارد کنید و مطمئن شوید که در صورت برقراری تماس بین المللی، کد کشور صحیح را وارد کرده اید.
- منتظر اتصال باشید: پس از شماره گیری، منتظر بمانید تا تماس برقرار شود. اگر چند لحظه طول کشید صبور باشید.
مرحله 4: مشارکت در مکالمه
- به فرد احوالپرسی کنید: برای ایجاد لحن مثبت، مکالمه را با یک سلام گرم شروع کنید.
- از مهارت‌های گوش دادن فعال استفاده کنید: با گوش دادن فعالانه به آنچه طرف مقابل می‌گوید علاقه نشان دهید و به طور مناسب پاسخ دهید.
- مکالمه باشید: در یک مکالمه طبیعی شرکت کنید و به هر دو طرف اجازه دهید به طور مساوی مشارکت کنند.
- سوالات باز بپرسید: با پرسیدن سؤالات باز، طرف مقابل را تشویق کنید تا افکار و نظرات خود را به اشتراک بگذارد.
- به‌روزرسانی‌ها را به اشتراک بگذارید: به‌روزرسانی‌هایی درباره خود یا هر خبر مرتبطی که فکر می‌کنید طرف مقابل به آن علاقه‌مند است، ارائه دهید.
- از موضوعات بحث برانگیز پرهیز کنید: از موضوعات حساس یا بحث برانگیز که ممکن است به اختلاف نظر یا ناراحتی منجر شود دوری کنید.
- نگرش مثبت داشته باشید: مکالمه را مثبت و نشاط آور نگه دارید، از منفی نگری یا شکایت اجتناب کنید.
- مراقب زمان باشید: به وقت طرف مقابل احترام بگذارید و از مکالمات طولانی مدت خودداری کنید مگر اینکه هر دو طرف مایل و در دسترس باشند.
مرحله 5: مدیریت چالش ها
- مشکلات فنی: اگر مشکلات فنی در طول تماس وجود داشت، سعی کنید با هم آن‌ها را عیب‌یابی کنید یا در صورت لزوم دوباره زمان‌بندی کنید.
- سوء تفاهم ها: برای جلوگیری از سوء تفاهم، فوراً هرگونه سوء تفاهم را روشن کنید و اطمینان حاصل کنید که هر دو طرف در یک صفحه هستند.
- سکوت های ناخوشایند: اگر یک لحظه سکوت وجود دارد، از آن به عنوان فرصتی برای جمع آوری افکار خود استفاده کنید یا برای ادامه گفتگو از یک سوال باز بپرسید.
- برخورد با وقفه‌ها: اگر یکی از طرفین دچار وقفه شد، مؤدبانه به وقفه رسیدگی کنید و پس از رفع حواس‌پرتی ادامه دهید.
مرحله 6: جمع بندی
- علامت پایان تماس: هنگامی که احساس کردید مکالمه در حال پایان است، راهی طبیعی برای نشان دادن اینکه به زودی تماس را پایان خواهید داد، پیدا کنید.
- سپاسگزاری کنید: از آن شخص برای صحبت کردن و به اشتراک گذاشتن افکار و تجربیات خود با شما تشکر کنید.
- برنامه‌های آینده بسازید: در صورت لزوم، در مورد برنامه‌های آینده بالقوه بحث کنید یا زمان دیگری را ترتیب دهید.
این مراحل و نکات باید به شما کمک کند تا یک تماس تلفنی اجتماعی را به طور موثر هدایت کنید و تجربه لذت بخشی را برای هر دو طرف درگیر تضمین کند.
توجه: برقراری تماس تلفنی به تلفن یا سرویس VoIP با اشتراک یا اعتبار فعال نیاز دارد.
منابع:
- هنر مکالمه تلفنی - این کتاب بینش ها و نکات ارزشمندی را در مورد بهبود مکالمات تلفنی ارائه می دهد که جنبه های مختلفی مانند مهارت های ارتباطی، گوش دادن فعال و آداب معاشرت را پوشش می دهد.
- مهارت های ارتباطی 101 - راهنمای جامع برای ارتباط موثر،از جمله نکاتی برای مکالمات تلفنی، نوشته شده توسط متخصصان در این زمینه.
- آداب تلفن: نحوه برقراری و دریافت تماس به صورت حرفه ای - یک مقاله آنلاین از یک وب سایت معتبر آداب کسب و کار که راهنمایی هایی در مورد آداب معاشرت تلفن، از جمله نکاتی برای تماس های شخصی ارائه می دهد.
